TƯ VẤN BAN HÀNH TÀI LIỆU QUẢN TRỊ NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Nội dung vụ việc:

Công ty Cổ phần Nguyên liệu Lương thực BC (“Công ty BC”) được thành lập vào năm 2010, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và buôn bán nguyên liệu, lương thực. Sau hơn mười năm hoạt động, Công ty BC đã phát triển và mở rộng quy mô ra nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành, duy trì được doanh thu ổn định mỗi năm hàng trăm tỷ đồng. Gần đây, Công ty BC đã thành công kêu gọi được nguồn vốn 2.000.000 Đô la Mỹ từ nhà đầu tư nước ngoài, với điều kiện nhà đầu tư yêu cầu Công ty BC phải kiện toàn lại toàn bộ tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp để phù hợp với định hướng, chiến lược của nhà đầu tư.

Yêu cầu của Khách hàng:

Được biết TAPHALAW là đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong việc tư vấn về quản trị doanh nghiệp, Công ty BC đã liên hệ TAPHALAW, yêu cầu tư vấn về việc ban hành, sửa đổi tài liệu quản trị nội bộ tại Công ty BC theo yêu cầu của nhà đầu tư và cũng là mong muốn chung của ban lãnh đạo Công ty BC.

Công việc Luật sư TAPHALAW đã thực hiện:

Luật sư TAPHALAW đã yêu cầu Công ty BC cung cấp toàn bộ các tài liệu quản trị nội bộ từ khi thành lập Công ty đến nay và nội dung yêu cầu từ phía nhà đầu tư để có cơ sở nghiên cứu, đánh giá, phân tích nhằm đưa ra ý kiến tư vấn. Sau đó, Luật sư TAPHALAW đã gửi báo cáo tư vấn sơ bộ cho Công ty BC, tóm gọn nội dung tư vấn như sau:

Về Điều lệ Công ty, Luật sư TAPHALAW nhận định Điều lệ Công ty hiện tại vẫn là Điều lệ theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014, một số nội dung không còn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và khác với yêu cầu của nhà đầu tư. Luật sư TAPHALAW đã đề xuất Công ty BC sửa đổi Điều lệ.

Qua trao đổi và rà soát, Luật sư TAPHALAW nhận thấy nhân sự quản lý cao cấp của công ty đang rất khó khăn trong việc áp dụng tài liệu quản trị nội bộ của công ty vào quản lý, cụ thể giữa Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban điều hành, trong đó chủ yếu là vị trí Tổng giám đốc điều hành đang có cách hiểu chồng lấn về thẩm quyền, nhất là trong công tác phê duyệt, quyết định về hợp đồng và công tác nhân sự. Vì thế, Luật sư TAPHALAW đã tư vấn cho công ty làm rõ thẩm quyền, chi tiết đến từng hạng mục công việc và đề xuất Công ty tiến hành sửa đổi các quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị, của Ban điều hành, để bổ sung các quy định chi tiết, tránh có cách hiểu gây xung đột về thẩm quyền.

Bên cạnh đó, Luật sư TAPHALAW được biết Công ty BC có các Giám đốc điều hành bộ phận tại trụ sở chính cùng với đội ngũ hơn 10 Giám đốc chi nhánh tại nhiều tỉnh thành, mỗi Giám đốc quản lý và điều hành việc kinh doanh trong một hoặc một số lĩnh vực cụ thể. Do đó, Luật sư TAPHALAW đề xuất Công ty BC nên ban hành Quy chế làm việc của Ban giám đốc, quy định nguyên tắc, xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, và cách thức hoạt động của Ban Giám đốc. Việc này sẽ giúp phân bổ công việc hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót nhiệm vụ và là cơ sở để xử lý tranh chấp hoặc mâu thuẫn nội bộ. Luật sư TAPHALAW cũng tư vấn cho Công ty thực hiện việc phân quyền, phân cấp quản lý rõ ràng, minh bạch, làm rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của từng cơ quan, chức danh trong Quy chế làm việc này. Đồng thời, để thuận lợi trong giao dịch và kiểm soát về đại diện, Luật sư TAPHALAW tư vấn cho công ty thiết lập các văn bản ủy quyền cụ thể, nhắm đảm bảo đầy đủ hiệu lực của các giao dịch do các cấp quản lý thực hiện.

Về quy trình bán hàng, qua nghiên cứu Luật sư TAPHALAW nhận định nhiều nội dung trong quy trình bán hàng quy định không rõ ràng, nhiều quy định mâu thuẫn với nhau. Trên thực tế, đã có nhiều nhân viên lợi dụng việc này để thực hiện hành vi sai phạm nhằm tư lợi cá nhân. Do đó để có giúp cho việc kinh doanh hiệu quả, và có căn cứ pháp lý để xử lý vi phạm, Luật sư TAPHALAW đề xuất Công ty BC ban hành Quy trình bán hàng mới.

Về quy trình tài chính – kế toán, Luật sư TAPHALAW nhận định quy trình này cơ bản đã phù hợp với quy định pháp luật. Tuy nhiên, vẫn có một số nội dung chưa phù hợp với quy định pháp luật, quy định tại các tài liệu nội bộ khác về thẩm quyền quyết định chi tài chính, ký chứng từ và lưu trữ chứng từ, tiềm ẩn nhiều rủi ro gây thất thoát, có thể bị xử phạt hành chính, tiềm ẩn gây thiệt hại tài chính cho Công ty BC. Do đó, Luật sư TAPHALAW đề xuất Công ty BC cần tiến hành sửa đổi một số nội dung trong quy trình tài chính – kế toán.

Về các tài liệu quản trị liên quan đến lao động, nhất là Nội quy lao động của Công ty BC, đang tồn tại một số nội dung quy định về hành vi vi phạm không rõ ràng, và thiếu rất nhiều các quy định chi tiết những vấn đề mà pháp luật về lao động cho phép nhưng chưa quy định rõ, nên đã dẫn đến nhiều hành vi vi phạm của người lao động không thể xử lý được, hoặc khi tiến hành xử lý thì dẫn đến tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý trong việc xử lý kỷ luật lao động. Ngoài ra, Công ty BC chưa ban hành các quy trình nghiệp vụ về lao động, quản lý, ra quyết định theo thói quen, nên Luật sư TAPHALAW đề xuất Công ty BC sửa đổi nội quy lao động và ban hành các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo tính minh bạch, công bằng, tuân thủ quy định pháp luật, quy định nội bộ nhằm nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp đối với người lao động.

Ngoài ra, Luật sư TAPHALAW đề xuất Công ty BC nên thành lập phòng pháp chế nhằm thực hiện các công việc pháp lý hoặc ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên, thay vì phân công các công việc mang tính pháp lý cho bộ phận kế toán và bộ phận hành chính – nhân sự xử lý như hiện tại. Bộ phận kế toán, hành chính – nhân sự không có chuyên môn pháp luật sâu, dễ dẫn đến sai sót, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Phòng pháp chế hoặc đội ngũ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp am hiểu sâu rộng về pháp luật, đặc biệt là trong các lĩnh vực liên quan đến doanh nghiệp sẽ đảm bảo chất lượng cho công việc, giảm thiểu rủi ro về pháp lý, tăng sự uy tín và tính chuyên nghiệp cho Công ty BC.

Kết quả tư vấn: Sau khi nhận được báo cáo tư vấn của Luật sư TAPHALAW, Công ty BC đã tiến hành cuộc họp gồm các cổ đông lớn, lãnh đạo của Công ty BC và mời Luật sư TAPHALAW đến làm việc. Sau buổi họp, theo ý kiến tư vấn của Luật sư, ban lãnh đạo Công ty BC đã quyết định giao cho Luật sư TAPHALAW tham gia soạn thảo các quy định và tư vấn về trình tự, thủ tục ban hành tài liệu quản trị nội bộ để quản trị công ty. Theo đề xuất của Luật sư TAPHALAW, Công ty BC đã thành lập bộ phận pháp chế, và Luật sư TAPHALAW được yêu cầu đồng hành, hỗ trợ pháp lý cho Công ty BC, hỗ trợ đào tạo nghiệp vụ cho các nhân sự mới phụ trách pháp chế của Công ty BC.