HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ VÀ VẤN ĐỀ PHÁP LÝ

I. TỔNG QUAN VÀ BỐI CẢNH PHÁP LÝ

Ngày 24/12/2025, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (có hiệu lực: 01/01/2026) quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ ĐT). Sự ra đời của Nghị định này là mảnh ghép pháp lý quan trọng nhằm cụ thể hóa Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 và các luật có liên quan, trong bối cảnh chiến lược chuyển đổi số quốc gia đang bước vào giai đoạn tăng tốc.

Phạm vi điều chỉnh: Quy định về giao kết, thực hiện HĐLĐ ĐT; xây dựng, quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

II. NỘI DUNG TRỌNG TÂM CỦA NGHỊ ĐỊNH

1. Khẳng định giá trị pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử

Tại khoản 1 Điều 14 Bộ Luật Lao động 2019 có quy định: Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP tái khẳng định nguyên tắc cốt lõi: Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và an toàn thông tin mạng sẽ được pháp luật công nhận và bảo vệ. Điều này xóa bỏ tâm lý e ngại của doanh nghiệp và người lao động về tính “chính danh” của hợp đồng số.

2. Cơ chế quản lý mới: “Nền tảng hợp đồng lao động điện tử” và Mã định danh (ID)

Đây là điểm đáng chú ý nhất của Nghị định 337, thay vì để các doanh nghiệp tự phát, tự quản lý dữ liệu rời rạc, Chính phủ quy định thiết lập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý cùng các cơ quan được Chính phủ giao nhiệm vụ phối hợp).

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID): Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp mã số ID duy nhất cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

eContract: Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện HĐLĐ ĐT (eContract) được liên kết với Nền tảng HĐLĐ ĐT cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý HĐLĐ ĐT, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.

Kết nối dữ liệu: Các nhà cung cấp dịch vụ (eContract) phải kết nối và đồng bộ dữ liệu về Nền tảng quốc gia trong vòng 24 giờ sau khi ký kết.

3. Điều kiện giao kết và Yêu cầu về định danh

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.

Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm:

• Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động.
• Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.

Nghị định đặt ra tiêu chuẩn cao về xác thực để chống giả mạo và bảo vệ quyền lợi người lao động quy định tại Điều 6 Nghị định.

• Cả người sử dụng lao động và người lao động đều phải được xác định và xác thực danh tính hợp lệ trên cơ sở các giấy tờ pháp lý theo quy định. Đối với người sử dụng lao động, việc xác thực cần phản ánh chính xác tư cách pháp lý của doanh nghiệp cũng như thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật.
• Chữ ký số và dịch vụ đóng dấu thời gian là yêu cầu bắt buộc đối với cả hai bên, đồng thời là điều kiện để bảo đảm hiệu lực và khả năng thực thi của HĐLĐ ĐT.

Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, HĐLĐ ĐT có hiệu lực tại thời điểm bên ký cuối cùng hoàn tất việc ký điện tử.

4. Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và điện tử

Nghị định quy định rõ quy tắc chuyển đổi (từ giấy sang điện tử và ngược lại) để phục vụ công tác lưu trữ hoặc chứng minh pháp lý. Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

III. LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

1. Nghị định thiết kế một lộ trình “mềm” để các bên thích nghi:

Giai đoạn đệm (01/01/2026 – 30/06/2026): Nghị định có hiệu lực thi hành. Các đơn vị bắt đầu chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật. Các hợp đồng điện tử đã ký trước đó vẫn có giá trị thực hiện.

Giai đoạn chính thức (từ 01/07/2026): Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia vận hành chính thức. Việc giao kết và quản lý phải tuân thủ đầy đủ quy trình gắn mã ID và đồng bộ dữ liệu lên Nền tảng.

2. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Nghị định không quy định bắt buộc tất cả các đối tượng đều phải ký hợp đồng lao động điện tử. Tại khoản 3 Điều 4 quy định khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

IV. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG ĐẾN NSDLĐ VÀ NLĐ

1. Đối với Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động)

Các nghĩa vụ trọng yếu bao gồm: lưu trữ an toàn dữ liệu hợp đồng; thực hiện đầy đủ và chính xác các nghĩa vụ khai báo, báo cáo về lao động; phối hợp với các nhà cung cấp eContract được cấp phép và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cho người lao động; và kịp thời báo cáo các sự cố phát sinh liên quan đến an toàn thông tin hoặc dữ liệu.

Cơ hội:

– Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ kho bãi cho hàng nghìn hồ sơ nhân sự.

– Quy trình ký kết không biên giới, thuận lợi cho các doanh nghiệp đa chi nhánh hoặc tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa (remote).

– Dễ dàng trích xuất dữ liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra hoặc báo cáo thuế/BHXH.

Thách thức:

– Phải đầu tư chi phí hạ tầng công nghệ hoặc thuê dịch vụ eContract.

– Phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP) khi xử lý dữ liệu người lao động trên môi trường mạng.

– Đảm bảo tính bảo mật thông tin.

Doanh nghiệp: Cần rà soát lại quy trình nhân sự, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ eContract uy tín (đã được Bộ Công Thương/Bộ TT&TT cấp phép) và chuẩn bị hệ thống chữ ký số cho nhân sự.

2. Đối với Người lao động

Minh bạch hóa: Người lao động dễ dàng truy cập, xem lại hợp đồng của mình mọi lúc mọi nơi thông qua Nền tảng hoặc ứng dụng định danh, tránh tình trạng “mất hợp đồng” hoặc bị doanh nghiệp sửa đổi điều khoản trái phép.

Tiện lợi: Ký hợp đồng từ xa, giảm bớt thủ tục hành chính khi đi xin việc.

Người lao động: Cần trang bị kiến thức về chữ ký số và bảo vệ tài khoản định danh điện tử cá nhân.

 

Kết luận: Việc ban hành Nghị định 337 không chỉ là bước tiến về thủ tục hành chính mà còn là công cụ hữu hiệu để bảo vệ quan hệ lao động lành mạnh, minh bạch trong nền kinh tế số.

Nội dung bài viết chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không được xem là ý kiến tư vấn pháp lý cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Nếu Quý khách có nhu cầu tư vấn pháp lý, vui lòng liên hệ trực tiếp để được luật sư hỗ trợ:

Thông tin liên hệ:

Công ty Luật TNHH Ta Pha

Địa chỉ: 07 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. HCM

Hotline: 0972 633 633.